A Matriz RACI auxilia na gestão de projetos de uma empresa ou agência. Ela permite distribuir de forma clara as tarefas de cada colaborador envolvido em um serviço.

Quando sua empresa fecha um contrato de marketing digital com um novo cliente, há um misto de euforia, animação e preocupação?

É comum sentirmos a empolgação de um novo desafio mesclada com o peso da responsabilidade de colocar um novo projeto no ar — e a Matriz RACI é uma ferramenta que pode ajudar a reduzir tal peso.

Gerir novos ou grandes projetos pode ser comparado ao trabalho em uma orquestra: músicos e instrumentistas têm habilidades diferentes e tocam instrumentos e até mesmo ritmos distintos. Cabe ao maestro cuidar para que o resultado final seja uma performance de tirar o fôlego da audiência.

Na analogia, a audiência é o cliente e os músicos são os diversos colaboradores responsáveis pelo projeto. A Matriz RACI é a ferramenta desenvolvida para auxiliar o maestro na coordenação de tudo, e atua em conjunto com outras soluções, como um bom CRM e ferramentas de gestão de projetos.

Neste conteúdo, explicaremos melhor como funciona essa matriz, o significado de cada letra da sigla e daremos um exemplo de como criá-la para a sua agência ou empresa. Continue conosco!

O que é uma matriz de responsabilidades?

Uma matriz é uma apresentação organizada de dados, normalmente feita por meio de tabela, que permite melhor compreender e cruzar informações sobre determinado assunto.

Nesse sentido, a matriz de responsabilidades consiste na agregação de informações sobre um projeto que permite identificar o papel de cada pessoa dentro da demanda.

O que é Matriz RACI?

A Matriz RACI é uma ferramenta de gestão de projetos e processos que permite especificar as funções e responsabilidades de colaboradores em uma empresa.

O objetivo é assegurar uma melhor comunicação e fluxo de trabalho por toda a companhia, evitando gaps de informação entre setores diversos e reduzindo as falhas ao final de um projeto.

O que significa RACI?

As quatro letras da Matriz RACI se referem a diferentes papéis dentro de uma corporação. São eles:

  • Responsável (responsible);
  • Aprovador (accountable);
  • Consultado ou Consultor (consultant);
  • Informado (informed).

Responsável (Responsible)

O R se refere àquele que tem a responsabilidade pela tarefa ou entregável. Essa mesma pessoa é quem desenvolve e implementa a tarefa, como no caso de desenvolvedores, programadores e analistas.

Aprovador (Accountable)

Os aprovadores são pessoas incumbidas de tarefas gerenciais e de liderança. Heads de times, gestores, diretores e coordenadores entram nessa categoria, responsáveis por garantir que o serviço esteja completo e adequado.

Em geral, eles atuam em um âmbito mais gerencial e pouco operacional.

Consultado ou Consultor (Consulted)

Os consultados são, como o nome diz, consultores. Eles emitem pareceres e passam diretrizes de segurança, compliance e opiniões técnicas. Advogados do setor de compliance podem se encaixar nessa categoria.

Informado (Informed)

Por fim, os informados são pessoas que precisam ser mantidas a par de tudo o que ocorre na empresa. Eles não necessariamente prestarão consultoria, mas devem ter ciência das comunicações e progressos de projetos.

Por exemplo, um profissional do time de vendas precisa saber o panorama das ações de marketing que estão atraindo clientes, mas não precisa dos detalhes para conseguir fechar uma venda.

Quais as variações da matriz RACI?

A variação mais comum da Matriz RACI é a RASCI, que acrescenta um colaborador com papel de suporte, alguém que auxilia na implementação de uma tarefa.

Outras variações conhecidas incluem:

  • PACSI: inclui a figura do Performador, que realiza o mesmo que o Responsável, e a do Controlador, que atua na função de revisar o entregável.
  • RACIQ: nesta matriz, um profissional é responsável por garantir a qualidade da entrega.
  • DACI: nesta abordagem, introduz-se o Driver, que direciona os demais membros do projeto.

A verdade é que a variação deve ser considerada para se encaixar nas nuances de sua agência. A Matriz RACI, em sua forma pura, já é excelente como ponto de partida para organizar as funções de cada colaborador.

Para que serve a Matriz RACI?

A Matriz RACI permite definir exatamente quais as funções de cada pessoa envolvida em um serviço. Ela ajuda a dividir melhor as tarefas de projetos complexos ou que possuem muitos entregáveis.

Assim, o gestor da demanda pode identificar a quem procurar em caso de problemas e dúvidas, além de manter um maior controle sobre o progresso geral e detalhado das tarefas.

Quais os benefícios da Matriz RACI?

A matriz de responsabilidade traz clareza sobre os papéis de cada membro da equipe, o que contribui para eliminar falhas de comunicação e mitigar riscos de erros.

Outras grandes vantagens incluem:

  • Redução da confusão entre os membros de um time;
  • Facilitação do acompanhamento do progresso de um projeto;
  • Capacidade de identificar os responsáveis por eventuais gargalos;
  • Indicação do profissional certo para sanar dúvidas em relação a cada entregável;
  • Transições mais suaves entre fases do projeto.

Com cada colaborador ciente da própria função, a execução torna-se mais precisa, com menos dúvidas ou impedimentos. Caso haja uma tarefa pendente, o gestor pode facilmente identificar a pessoa certa para resolvê-la.

Como criar uma Matriz RACI?

Para criar uma matriz RACI, comece fazendo uma tabela. Na primeira linha, em cada coluna, anote cada cargo envolvido no projeto. Na primeira coluna, registre cada tarefa a ser entregue para a conclusão do projeto.

Vamos supor que você é uma agência de marketing digital e recebeu um novo cliente. É hora de definir internamente as etapas para entregar uma auditoria e plano de ação, bem como as execuções iniciais.

Defina os envolvidos no projeto e as principais tarefas iniciais

Mapeie cada cargo e função que será útil no novo projeto. O escopo pode variar: se o cliente não contratou tráfego pago, não há necessidade de envolver o gestor de tráfego.

Por outro lado, se o serviço de gestão de redes sociais está no contrato, o social media é imprescindível.

Liste as tarefas

Defina cada tarefa necessária para chegar ao primeiro entregável ao cliente. Se você combinou de entregar um relatório após o primeiro mês, registre cada ponto que deverá ser abordado: cada um deve ser uma tarefa separada delegada ao profissional adequado.

Identifique o nível de responsabilidade de cada colaborador

Identifique o nível de responsabilidade de cada colaborador perante cada entregável. Em alguns casos, eles podem ser apenas informados, pois precisam estar cientes do andamento, mas não atuar na tarefa. Em outros, eles podem ter participação direta.

Por exemplo, cabe ao analista de marketing definir a estratégia de comunicação e depois delegar as tarefas aos demais profissionais. Ele será responsável pela definição de posicionamento de mercado e persona, além de criar um plano de marketing.

A criação do site otimizado ficará sob sua supervisão como aprovador, enquanto a execução caberá ao desenvolvedor, sob orientação do analista de SEO.

Finalize e verifique as entregas

Quando tudo for finalizado, é hora de verificar cada entrega, identificar gargalos, falhas e pontos a melhorar. Isso permite entender quais áreas da matriz precisam ser aperfeiçoadas e quais funcionaram perfeitamente.

Ajuste-a para as próximas etapas do projeto e utilize a versão otimizada sempre que um novo cliente entrar.

Com a matriz RACI, você consegue acompanhar de perto a performance e o desenvolvimento dos projetos de cada cliente. Mas sabemos que isso não é suficiente para garantir uma boa carteira de clientes. Por isso, veja como traçar uma estratégia completa de Marketing de Conteúdo!